In den Einrichtungen der Barmherzigen Brüder Österreich (Spitäler in Wien, Eisenstadt, Graz-Marschallgasse, Graz-Eggenberg, St. Veit/Glan, Salzburg, Linz und Elisabethinen-Krankenhaus Klagenfurt; Johannes von Gott-Pflegezentrum in Kainbach bei Graz, Alten- und Pflegeheim in Kritzendorf bei Wien und Kneipp- und Gesundheitszentrum Schärding) arbeiten in Voll- und Teilzeitbeschäftigung über 5.500 Personen. Pro Tag werden in den Einrichtungen der Barmherzigen Brüder über 4.700 Personen stationär oder ambulant betreut.
Der Einkauf und die Konditionsverhandlungen sind zentral organisiert und werden von Wien aus geleitet. Umfangreiche Ausschreibungen belasteten bisher die Ressourcen des Zentraleinkaufs in hohem Maß. Dies lag am großen Umfang der Leistungsverzeichnisse – bis zu 1.300 unterschiedliche Produkte pro Ausschreibung – und der hohen Anzahl potentieller Lieferanten. Der Vergleich und die Auswertung der Angebote, um die Grundlagen für erfolgreiche Verhandlungen über die passenden Positionen mit den richtigen Lieferanten zu schaffen, waren sehr zeitintensiv.
Es gilt nicht nur die Angebotseinholung zu standardisieren, sondern auch Vergleich und Auswertung der Angebote zu automatisierten. Der Einkäufer soll auf Knopfdruck einen Report aus allen durch die Lieferanten über ein Webinterface in das System von negPOINT eingegebenen Angebote erhalten. Dieser Bericht hat die vom Zentraleinkauf der Barmherzigen Brüder geforderten Informationen und Preisvergleiche aufzuzeigen – sowohl über das gesamte Leistungsverzeichnis, als auch über beliebig definierbare Teilbereiche. Es muss sofort ersichtlich sein, mit welchen Lieferanten in welchen Bereichen Nachverhandlungen zu führen sind. Durch die große Zahl an eingeladenen Lieferanten, diese liegt im dreistelligen Bereich, ist die oberste Priorität, ein für die Anbieter leicht verständliches System zu implementieren, das ohne besondere IT-Vorkenntnisse oder Schulungen bedient werden kann. Das System soll den Prozess vereinfachen, die Durchlaufzeit verringern, Ressourcen entlasten und langfristig auch eine Preisdynamik unter den Lieferanten erreichen.
In gemeinsamen Workshops wurden die Anforderungen an das System sowie die Problemstellungen im Prozess analysiert. In weiterer Folge wurde die negPOINT eSourcing Lösung speziell auf die Anforderungen für den Healthcare-Bereich angepasst. Für den ersten Einsatz des Systems wurde ein aussagekräftiges Pilotprojekt (medizinisches Verbrauchsmaterial und Pflegebedarf) definiert, um Aufschluss über das tatsächliche Einsparungspotential, die Akzeptanz auf Lieferantenseite sowie den Umgang mit dem System in der Praxis zu geben.
„Ausschlaggebend für den Einsatz der negPOINT eSourcing Lösung ist neben der Entlastung unserer Ressourcen im Einkauf vor allem die Effizienzsteigerung bei der Auswertung der Angebote. Alle nötigen Informationen für Entscheidungen des Zentraleinkaufs stehen nun bestens aufbereitet und in kürzester Zeit zur Verfügung. Gleichzeitig konnten wir Prozesskosten einsparen“, begründet Direktor Adolf Inzinger, Gesamtleiter der Barmherzigen Brüder, die Entscheidung, negPOINT als Partner im Einkauf auszuwählen.
Dank des Einsatzes der negPOINT eSourcing Lösung konnte eine Neuorganisation der Ausschreibungen im Zentraleinkauf der Barmherzigen Brüder erreicht werden. Die Automatisierung aller Teilschritte der Ausschreibungen führte zur messbar schnelleren Erstellung der Entscheidungsgrundlagen und somit zu deutlichen Einsparungen im Beschaffungsprozess.
