Die OMV, Aktiengesellschaft, mit einem Konzernumsatz von EUR 17,92 Mrd. und 34.676 Mitarbeitern (Stand 2009) eines der größten Unternehmen Österreichs, operiert mit einem Zentraleinkauf (OMV Corporate Procurement), welcher bereits erste positive Erfahrungen mit dem Einsatz eines Online Auktionstools gemacht hat. Allerdings konnten die elektronischen Auktionen nur bei sehr gut spezifizierten Produkten genutzt werden, wo alle qualitativen und technischen Faktoren bereits abgeklärt waren. Die Einsatzmöglichkeiten waren somit beschränkt und gerade bei den aufwendigen und komplexen Beschaffungen von A- und B-Güter konnten die Vorteile einer elektronischen Beschaffung nicht genutzt werden.
Ziel war es die Vorteile einer elektronischen Abwicklung auch bei der Beschaffung komplexer Güter zu nutzen. Es sollten nicht nur Preisverhandlungen durch Auktionen ersetzt werden, sondern der komplette Prozess von Präqualifikation der Lieferanten, über Ausschreibung umfangreicher Leistungsverzeichnisse bis hin zur Auktion abgebildet werden. Neben den Einsparungen am Preis selbst war das erklärte Ziel auch maßgeblich den Prozess zu beschleunigen und die personellen Ressourcen zu entlasten. Weiters musste sichergestellt sein, dass die Lieferanten intuitiv und ohne Lernaufwand mit dem System zurechtkommen.
In einem gemeinsamen Workshop wurden die Anforderungen an Präqualifikation und Ausschreibung im Rahmen eines ersten Pilotprojekts, der Beschaffung von Wasser-Aufbereitungsmaschinen, definiert. Basierend auf Präqualifikationsunterlagen sowie der technischen und kaufmännischen Spezifikation bzw. Leistungsverzeichnisse wurden die auschlaggebenden Faktoren für die Bewertung der Angebote identifiziert, gewichtet und mit Präferenzkurven im System hinterlegt.
Der definierte Bieterkreis wird nun zur Präqualifikation bzw. Ausschreibung eingeladen und kann auf alle Informationen und Unterlagen zur Ausschreibung über Internet Browser zugreifen. Bei Fragen steht jederzeit eine technische Supporthotline zur Verfügung. Sobald der Bieter ein Angebot im System abgegeben hat, erhält er in Echtzeit Rückmeldung über seinen aktuellen Status, je nach Wunsch und Einstellungen des Einkäufers. Bei Bedarf kann der Bieter mehrere Angebote abgeben um seine persönliche Bewertung zu verbessern. Ohne Verhandlungsaufwand werden so die Angebote auf die Bedürfnisse des Einkäufers zugeschnitten und der Bieter stellt sich nicht nur über den Preis besser, sondern kann alle seine Mehrwerte in die Waagschale werfen. Nach Ende der Laufzeit ist sofort klar, welches Angebot das Beste ist.
Bei Bedarf oder falls preisliche Faktoren in dieser ersten Runde ausgeklammert wurden, kann anschließend noch eine Auktion mit beliebig vielen Positionen durchgeführt werden. Am Abschluss des Sourcing Events stehen dem Einkäufer alle definierten Auswertungen und Reports im System auf Knopfdruck zur Verfügung. Natürlich können Präqualifikation, Ausschreibung und Auktion auch unabhängig voneinander durchgeführt werden, wobei jedoch der größte Mehrwert bei einem durchgängigen Prozess erzielt wird.
Die OMV setzt die negPOINT eSourcing Lösung seit Anfang 2007 ein und hat kontinuierlich das Volumen der abgewickelten Beschaffungsprojekte (Präqualifikationen, Ausschreibungen und Auktionen) über die Plattform erweitert. Es konnten Kostenvorteile an Volumen und Prozess bei der Beschaffung verschiedenster Produktgruppen erzielt werden, von Palletten und Kaffebechern bis zu Krandienstleitungen und komplexen Maschinen.
„Das eSourcing mit dem negPOINT System nimmt einen wichtigen Stellwert in unserer Strategie ein und konnte bereits erhebliches Einsparungspotential realisieren“
Klaus Samwald, Head of Corporate Procurement Marketing OMV
